Biurokratijos lygio įvertinimo anketa
Sveiki. Esu paskutiniojo kurso Strateginio organizacijų valdymo magistro programos studentė. Atlieku tyrimą, kuriuo siekiama įvertinti biurokratijos lygį Jūsų darbovietėje. Jūsų nuomonė tiriamuoju aspektu labai svarbi. Apklausoje nėra teisingų arba neteisingų atsakymų, svarbus nuoširdus ir realybę parodantis atsakymas. Jei klausimas neatliepia konkrečios jūsų darbo veiklos, atsakykite remdamiesi situacija, kuri Jums matoma iš šalies. Anketai užpildyti užtruksite iki 10 minučių. Apklausa yra anoniminė, o tyrėja remdamasi moksline etika įsipareigoja ir garantuoja, kad rezultatai bus pateikiami tik apibendrintai.
1. Kaip stipriai savo veikloje esate kontroliuojamas savo vadovo ir kitų skyrių? (tai gali apimti naujų užduočių paskyrimą, domėjimąsi atliktais darbais, terminų nustatymą, įsikišimą į kasdieninę veiklą prašant pakomentuoti)
2. Kiek preliminariai praleidžiate laiko biurokratiniams darbams, kurie jūsų manymu yra ribotos praktinės vertės, atlikti (pvz. komentarų apie situaciją rašymas, dalyvavimas susirinkimuose jums antraeiliais klausimais, darbų atlikimas pagal nustatytus standartus, šablonus)?
3. Pagalvokite apie įsitraukimą į kiekvieną iš žemiau pateikiamų veiklų. Kaip jūs rikiuotumėte kiekvieno proceso svarbą (vertė versus įdėtos pastangos ir laikas) ?
4. Kai Jūs galvojate apie konkrečią funkciją atliekantį padalinį įmonėje (pvz. Prekių atsargų valdymo skyrius, Tiekimo sąlygų kontrolės padalinys ar Finansų skyrius) ir jo vaidmenį, kaip Jums atrodo kokią procentinę dalį savo energijos ir laiko jie skiria verslo rezultatams gerinti ir kokią procentinę dalį skiria veiklos atitikčiai vidinėms taisyklėms ir tvarkoms užtikrinti? (pvz. 60/40, - 60 proc. laiko ir energijos skiriama rezultams gerinti, o 40 proc. atitikčiai užtikrinti)
5. Kiek laiko skiriate tiesioginės pridėtinės vertės nekuriantiems administraciniams darbams atlikti (pvz. didelio kiekio duomenų suvedimas į sistemą rankiniu būdu, formų ir šablonų, kurie aktualūs tik įmonės viduje, pildymas, komentarų pateikimas) lyginant su tiesioginę pridėtinę vertę kuriančiais darbais (pvz. derybos su tiekėjais, naujų projektų iniciavimas ar naujų galimybių paieškos?)
6. Pagalvokite apie konkretų darbą ar projektą, kuriam atlikti reikia daugiausiai parašų iš aukščiau esančių vadovų? Koks tai skaičius, įskaitant Jus?
7. Kiek daug kontrolės Jūs gaunate iš savo darbo aplinkos savarankiškumo atžvilgiu? Pavyzdžiui nustatant veiklos prioritetus, apsibrėžiant darbo metodus, darant kompromisus ar nuolaidas, priimant sprendimus.
8. Kaip įprasta organizacijoje prieštarauti ar išsakyti kitokią nuomonę aukštesnio lygio vadovams?
9. Intranete teigiama: "viena iš didžiausių savo vertybių "Senukai" laiko sąmoningai tobulėjantį, sąžiningą, darbštų, profesionalų kolektyvą". Jūsų nuomone, kaip realybė siejasi su retorika?
10. Kiek preliminariai biudžeto yra skiriama kūrybinėms veikloms (pvz. nauji projektai) ir inovacijoms (pvz. pateikiant rinkai naujus, modernius produktus)?
11. Kaip lengva eiliniams darbuotojams inicijuoti naują projektą organizacijoje? Pavyzdžiui, projektą reikalaujantį nedidelės komandos ir nedidelio pradinio finansavimo.
12. Kai galvojate apie pagrindinius vidinius organizacijos pokyčius, įvykusius per pastaruosius kelerius metus, Jums atrodo jie nukreipti į ateities kūrimą ar į atsaką susidariusiai situacijai?
13. Jūsų požiūriu, kokią įtaką biurokratijos bruožai daro veikloms kuriančioms didelę pridėtinę vertę? Biurokratijos bruožais gali būti: perdėtas išteklių taupymas, neproporcingai didelis vidinių derinimų skaičius, platus spektras tvarkų ir taisyklių, kurias reikia atitikti ir kt.)
14. Kaip manote, ar per pastaruosius kelerius metus Jūsų organizacija tapo labiau biurokratiška (daugiau taisyklių ir tvarkų, mažiau autonomijos ir savarankiškos veikimo laisvės) ar mažiau?
15. Jūsų nuomone, kaip žemiau pateikiami teiginiai yra susiję su kliūtimis mažinant biurokratiją Jūsų organizacijoje?
16. Ar žinote ir naudojatės sistemos apėjimo būdais savo veikloje?
17. Jei į prieštai esantį klausimą atsakėte taip, tuomet dėl kokių priežaščių taip elgiatės?
- trumpesnis kelias - rezultatas tas pats
- mažiau sunaudoju savo energijos, o rezultatas tas pats
- Taip lengviau ir paprasčiau
- Mažiau sunaudoju savo energijos
- siekiant greičiau pasiekti tikslą
- Mažiau sunaudoju savo energijos, kai rezultatas būna toks pat
- Laikas ribotas išteklius, nespėčiau visko padaryti
- laiko taupymas
- .
- Kad procesas praeitų greičiau, nes ilgas parašų rinkimas užtrunka ir nespėji laiku padaryti darbo.
18. Jūsų nuomone, pašalinus dalį Jūsų veiklos kontrolės:
19. Jei galėtumėte padaryti vieną dalyką, kuris sumažintų biurokratiją Jūsų organizacijoje, kas tai būtų?
- Retintume ataskaitų pateikimo laiką pvz.: vietoj karto per savaitę, kartą per mėnesį ar dar rečiau, nes ataskaitų paruošimas ir duomenų joms surinkimas atima labai daug laiko.
- neturiu nuomonės
- Popierinių dokumentų tvritinimo atsisakymas - derinimas virtualioje erdvėje
- -
- Būtų panaikintas popierinių dokumentų pasirašymas. Žymiai greitesnis ir produktyvesnis būdas naudoti e-parašus ir panašias priemones.
- -
- neįmanoma vienu veiksmu pakeisti, biurokratija įmonėje manau jau prilygsta valstybinių įmonių biurokratijai, reikia viską griauti ir iš naujo dėlioti struktūrą ir procesus, atsakomybes samdomų darbuotojų už priimtus sprendimus. Tik savininkas pats gali tokį procesą vykdyti ir kontroliuoti ar samdyti iš išorės asmenis/firmą kas yra rizikinga. Samdomi darbuotojai biurokratijos nesumažins, jie nesuinteresuoti arba bus suinteresuoti tiek, kad gali pakenkti įmonei. Viskas savininko(ų) rankose.
- atsisakyčiau bent kelių kontrolės padalinių
- Padaryčiau ekspermentą, nuimčiau šiek tiek veiklos kontrolės ir pažiūrėčiau kokie rezultatai ar geresni ar blogesni.
- Nereikėtų daryti ataskaitų kiekvieną savaitę